Vertrauliche Kommunikation in zu vielen Kanälen
Kurze Absprachen, Terminfragen und sensible Informationen verteilen sich schnell auf Messenger, E-Mail und Telefon – und bleiben dadurch schwer nachvollziehbar.
Digitales Beratungsbüro
Dein digitales Büro. Sicher. Menschlich. Für Beratung & Sozialarbeit.
Schluss mit WhatsApp für Klient:innen, Zoom ohne AVV und Dateien per E-Mail. Das Digitale Beratungsbüro gibt dir einen klaren, sicheren Arbeitsraum – auf deutschen Servern, persönlich begleitet.
Seit 2020 im Einsatz – genutzt von Beratungsstellen, Sozialarbeiter:innen und Solo-Selbstständigen
Kommt dir das bekannt vor?
WhatsApp für Klient:innen. Zoom ohne AVV. Dateien per E-Mail.
Das ist nicht böse Absicht – es ist der Mangel an einer einfachen, rechtlich sauberen Alternative. Viele Beratende und Sozialarbeiter:innen arbeiten mit einer improvisierten Mischung aus Tools, die nicht füreinander gebaut wurden.
Das geht besser. Und vor allem: sicherer.
Videotermine mit unnötigen Hürden
Wenn Einladungen, Zugänge und Technik jedes Mal neu organisiert werden müssen, kostet das Zeit und Energie – auf beiden Seiten.
Dateien ohne gemeinsamen Ort
Dokumente im Anhang, Freigaben an anderer Stelle und unterschiedliche Ablagen erschweren einen klaren, sicheren Arbeitsalltag.
Termine und Aufgaben nicht im Zusammenhang
Kalender, To-dos und Gespräche greifen zu oft nicht ineinander. So entsteht mehr Verwaltungsaufwand als Orientierung.
Ein Arbeitsraum statt Tool-Mix
Weniger Wechsel. Mehr Überblick im Beratungsalltag.
Das Digitale Beratungsbüro bündelt die Werkzeuge, die in Beratung und Sozialarbeit zusammengehören. So bleiben Kommunikation, Termine, Dateien und Aufgaben in einem nachvollziehbaren Arbeitsraum verbunden.
Absprachen in mehreren Kanälen
Nachrichten und Kontext verteilen sich auf verschiedene Orte.
Sicherer Chat im gemeinsamen Arbeitsraum
Videotermin und Organisation getrennt
Einladung, Kalender und Gespräch laufen nicht automatisch zusammen.
Termin und Videogespräch miteinander verbunden
Dateien per Anhang oder Einzellink
Versionen, Freigaben und Ablage müssen einzeln organisiert werden.
Gemeinsame Ablage mit klaren Freigaben
Aufgaben und Notizen nebenher
Wichtige Schritte sind schwer im Zusammenhang zu behalten.
Aufgaben, Kanban und Notizen im selben System
Du bekommst keinen weiteren Einzeldienst, sondern einen ruhigen, klaren Arbeitsraum für den gesamten Beratungsalltag.
Was du dir sparen kannst
Ein System statt sieben Einzeltools.
Das Digitale Beratungsbüro bündelt die Bausteine, die sonst oft über mehrere Dienste verteilt sind. So reduzieren sich separate Tool-Abos, Wechsel und Verwaltungsaufwand.
WhatsApp Business
0 €*
Kein spezialisierter Arbeitsraum für vertrauliche Beratungsprozesse.
Sicherer Chat
Zoom Pro
ca. 15 €
Videogespräch, Termin und Arbeitskontext sind getrennt organisiert.
Videogespräche per Link
Dropbox / Google Drive
ca. 10 €
Dateien und Freigaben liegen in einer separaten Ablage.
Dateien & Ablage
Calendly
ca. 12 €
Buchungen laufen außerhalb des eigentlichen Arbeitsraums.
Kalender & Buchung
Trello / Asana
ca. 10 €
Aufgaben und Projektübersicht brauchen ein zusätzliches System.
Kanban & Aufgaben
Evernote / OneNote
ca. 8 €
Notizen bleiben vom restlichen Beratungsalltag getrennt.
Notizen & Wissen
LastPass / 1Password
ca. 6 €
Zugänge werden über einen weiteren Dienst verwaltet.
Passwort-Manager
*Die Vergleichswerte beziehen sich auf typische monatliche Einzel-Abos und können je nach Tarif, Teamgröße und bestehender Nutzung abweichen.
Was du bekommst
Ein Büro, das wirklich für Beratung gebaut ist
Nicht irgendeine Cloud-Lösung – sondern eine Arbeitsumgebung, die auf die Realität von Beratung, Coaching und Sozialarbeit zugeschnitten ist.
Videogespräche per Link
Du sendest einen Link, deine Klient:innen klicken – fertig. Keine App, kein Konto, kein Download auf ihrer Seite. Genauso einfach wie WhatsApp, aber rechtlich sauber.
Sicherer Chat
Für Nachrichten, die nicht bei WhatsApp, Google oder Meta landen sollen. Kurze Absprachen, Terminvorschläge, vertrauliche Informationen – alles an einem sicheren Ort.
Dateien & Ablage
Keine sensiblen Daten mehr im Mail-Anhang oder Messenger. Alles sicher gespeichert auf deutschen Servern – und per Link teilbar, ohne dass dein Gegenüber einen Account braucht.
Kalender & Termine
Terminbuchung, Kalenderübersicht und automatische Videokonferenz-Links – alles verbunden, ohne Extra-Tool.
Aufgaben & Kanban
Eigene Listen, Boards und Aufgaben für mehr Überblick im Alltag – ohne zig Zettel oder externe Tools.
Deutsche Server, klare Verantwortung
Hetzner Nürnberg. Kein US-Cloud-Zwang. AVV inklusive. Du weißt, wo deine Daten liegen – und kannst es deinen Klient:innen erklären.
Ehrlich gefragt
„Ja, aber …" – was viele zuerst denken
„Meine Klient:innen wollen über WhatsApp schreiben – die installieren keine neue App."
Müssen sie auch nicht. Du sendest einfach einen Link – sie klicken, und schon sind sie mit dir verbunden. Kein Download, kein Konto, kein Passwort. Genauso wie sie einen Zoom-Link öffnen würden. Der Unterschied: Du arbeitest in einem professionellen, rechtlich sauberen Rahmen.
„Für einen kurzen Termin braucht es doch keine Sicherheit."
Gerade kleine Abstimmungen enthalten oft mehr als man denkt: Namen, Anliegen, Termine, persönliche Situationen. Mit dem Digitalen Beratungsbüro musst du nicht jedes Mal neu abwägen, welcher Kanal gerade okay ist. Du schreibst einfach.
„Ich bin kein Technikmensch und habe keine Zeit zum Einarbeiten."
Genau deshalb gibt es das Digitale Beratungsbüro. Wir richten alles gemeinsam ein, zeigen dir die wichtigsten Schritte und begleiten dich persönlich. Du bekommst eine Arbeitsumgebung, die im Alltag funktioniert – kein weiteres Technikprojekt.
Die Angebote
Für dich allein oder für euer Team
Zwei klare Pakete – je nachdem, ob du solo arbeitest oder mit einem Team.
Für Solo-Selbstständige
Büro Solo
Dein vollständiges digitales Büro für den Beratungsalltag. Kommunikation, Dateien, Kalender, Aufgaben – alles an einem Ort, DSGVO-konform und persönlich begleitet.
35 € / Monat
Monatlich kündbar · keine versteckten Kosten · AVV inklusive
Was enthalten ist
- Digitales Büro mit Dateien, Kalender, Kontakten und Aufgaben
- Talk für sicheren Chat und Videogespräche mit Klient:innen
- Klient:innen brauchen keine App – nur einen Link
- Terminorganisation und einfache interne Abläufe
- DSGVO-konforme Infrastruktur auf deutschen Servern
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive
- Onboarding-Session (60 Minuten) inklusive
- Persönlicher Support per E-Mail und Messenger
Für wen das passt
- Einzelberater:innen und Coaches
- Supervisor:innen und Mediator:innen
- Sozialarbeiter:innen in freier Praxis
- Therapeutische Begleitung ohne Klinikstruktur
Für kleine Teams
Büro Teams
Dieselbe Arbeitsumgebung für euer Team – mit gemeinsamen Dateibereichen, Rechte- und Rollenstruktur und Team-Onboarding.
149 € / Monat
Monatlich kündbar · keine versteckten Kosten · AVV inklusive
Was enthalten ist
- Gemeinsame Dateien, Kalender, Kontakte und Aufgaben
- Talk für Teamkommunikation und Videokonferenzen
- Rechte- und Rollenstruktur für mehrere Personen
- Freigaben und Zusammenarbeit ohne US-Cloud-Zwang
- DSGVO-konforme Infrastruktur auf deutschen Servern
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive
- Onboarding für das Kernteam inklusive
- Support für den laufenden Betrieb
Für wen das passt
- Kleine Beratungsteams und Praxisgemeinschaften
- Soziale Einrichtungen mit mehreren Mitarbeitenden
- Kooperationen von Fachkräften
- Träger mit digitalem Nachholbedarf
Einblicke
So sieht das Digitale Beratungsbüro im Alltag aus
Dateien, Kalender, Chat, Aufgaben und Kommunikation – alles in einer ruhigen, übersichtlichen Oberfläche.
Warum dieses Angebot?
Weniger Plattformen. Mehr Übersicht. Mehr Vertrauen.
Viele Beratende arbeiten heute mit einer improvisierten Mischung aus Messenger, Kalender, Cloudspeicher und Videotool. Das Digitale Beratungsbüro bündelt diese Teile zu einer nachvollziehbaren Struktur – mit Datenschutz, klarer Verantwortung und menschlicher Begleitung. Wir sind ein Bereich der Unkonvention UG (haftungsbeschränkt) – dieselbe Gesellschaft wie ZenDiT, mit denselben rechtlichen Grundlagen und demselben Anspruch an digitale Souveränität.
„Ein gutes digitales Büro ist wie ein ruhiger Arbeitsraum. Es lädt ein. Es schafft Vertrauen. Es bringt die richtigen Menschen zusammen."
Häufige Fragen
Was andere vor dem Buchen wissen wollten
Brauche ich technisches Vorwissen?
Nein. Das Digitale Beratungsbüro ist für Menschen gebaut, die ihre Zeit in Beratung stecken wollen – nicht in IT. Das Onboarding führt dich durch die Einrichtung, und bei Fragen gibt es echten Support per E-Mail und Messenger. Kein Ticket-System, keine Warteschleifen.
Was bekomme ich konkret?
Du bekommst Zugang zu einer vollständigen digitalen Arbeitsumgebung auf Basis von Nextcloud: Dateiablage, Kalender, Kontakte, Aufgabenmanagement und Kanban. Dazu Nextcloud Talk für sicheren Chat und Videokonferenzen mit Klient:innen – ohne dass diese eine App installieren müssen. Alles auf deutschen Servern, mit AVV inklusive.
Müssen meine Klient:innen etwas installieren?
Nein. Für Videogespräche sendest du einfach einen Link – deine Klient:innen klicken darauf und sind sofort im Gespräch. Kein Account, kein Download, kein Passwort. Für den sicheren Chat kannst du ebenfalls einen Zugangslink teilen.
Was ist der Unterschied zwischen Solo und Teams?
Büro Solo ist für Einzelpersonen – du bekommst deinen eigenen, vollständigen Arbeitsraum. Büro Teams ist für zwei oder mehr Personen – mit gemeinsamen Dateibereichen, Rechte- und Rollenstruktur und einem Team-Onboarding. Die Logik ist dieselbe, der Preis ist auf Teams abgestimmt.
Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
Ja. Ein AVV ist Bestandteil jedes Pakets – kein Extra, keine Zusatzkosten. Das ist Voraussetzung für rechtssicheres Arbeiten mit Klientendaten, und genau deshalb haben wir es von Anfang an eingebaut.
Kann ich das neben meinem bisherigen E-Mail-Anbieter nutzen?
Ja. Du musst nichts sofort wechseln. Das Digitale Beratungsbüro lässt sich schrittweise einführen – du kannst mit Dateien und Kalender beginnen und E-Mail oder Kommunikation erst später umstellen, wenn du bereit bist.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Deine Daten gehören dir. Vor einer Kündigung kannst du alle Inhalte exportieren – Dateien, Kalender, Kontakte. Wir unterstützen dich dabei. Nach der Kündigung werden deine Daten auf unseren Servern gelöscht.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die technische Einrichtung ist in der Regel innerhalb eines Werktages abgeschlossen. Die Onboarding-Session (60 Minuten) terminieren wir gemeinsam – dort zeigen wir dir den Arbeitsraum und klären offene Fragen. Die meisten Nutzer:innen sind nach dem Onboarding einsatzbereit.
Ich bin in der Sozialarbeit tätig – gilt die DSGVO für mich besonders?
Ja, und zwar in mehrfacher Hinsicht. In der Beratung und Sozialarbeit verarbeitest du häufig besondere Kategorien personenbezogener Daten – Gesundheit, soziale Situation, Abhängigkeiten. Das macht datenschutzkonformes Arbeiten nicht nur empfehlenswert, sondern rechtlich notwendig. Das Digitale Beratungsbüro ist genau für diesen Kontext gebaut.
Ich habe noch eine Frage.
Schreib uns einfach: hallo@digitales-beratungsbuero.de – wir antworten persönlich. Kein Bot, kein Formular.
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